KnowSystem | SMARTBRIX

Sections

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Anleitung Einrichtung Verwaltung

Checkliste und Best Practice

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Anlage von Objekten

So legen Sie Objekte zur Vermarktung, Verwaltung und/oder Entwicklung an

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Objekte - Konfiguration

Im Menüpunkt "Konfiguration" im Brix "Objekte" werden die Objekttypen, Regionen, Ausstattungsmerkmale und Geschäftsbedingungen konfiguriert.

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Grundlagen KnowSystem / Wie benutze ich diese Dokumentation

Zum Einstieg in SMARTBRIX setzen sie den Filter auf die Section "Allgemein". Alle Einträge sind mit Stichworten versehen, so dass Sie über die Suche gezielt nach Artikeln suchen können.

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Übersicht Platzhalter / Variablen

In dieser Übersicht finden Sie eine Auswahl der wichtigsten Platzhalter für Mailvorlagen

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Microsoft Outlook 365 E-Mail Konto anbinden

https://www.odoo.com/documentation/15.0/administration/maintain/azure_oauth.html [1] Um in Smartbrix sichere E-Mails von einer kundenspezifischen Domain zu senden und zu empfangen, sind ein paar Einstellungen vorzunehmen. 1. App "Fetchmail Outlook" installieren 2. App "Microsoft Outlook" installieren Einrichtung im Microsoft Azure Portal* - Gehen Sie zu Microsoft's Azure Portal: https://portal.azure.com/ [2] - Loggen Sie sich mit Ihrem Microsoft Outlook Office 365 oder persönlichem Microsoft Account ein. - Navigiere zur Sektion "Verzeichnis verwalten" - Klicken Sie auf Hinzufügen (+) und wählen Sie "App registrieren" - den Namen umbenennen in "Smartbrix" - Unter "unterstütze Kontotypen" wählen Sie "Konten in einem beliebigen Organisationsverzeichnis! (Any Azure AD directory -

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Anlage von Nutzungsverhältnissen (Mietverträgen, Leerstand, Eigennutzung,...)

Im Brix "Verwaltung" können zu jedem Objekt Nutzungsverhältnisse angelegt werden. Dies umfasst neben den Mietverträgen auch Leerstand und Eigennutzen.

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Aufwendung über Rechnung erfassen

Modul Abrechung / Finanzen

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Aufwendungen und Vorauszahlungen in der Verwaltung erfassen

Erfassung von Aufwendungen und Vorauszahlungen ohne Buchungen im Modul Abrechnung/ Finanzen

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Betriebskostenabrechnung BKA / Nebenkostenabrechnung NKA

Der Workflow von der Eingangsrechnung bis zur Betriebskostenabrechnung.

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Direktzuweisung Kostenart

Direktzuweisung einer Aufwenung zu einer Nutzung

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Einrichtung Wartungs-Modul

Anlage von Inventar / TGA, Wartungsintervallen und -verträgen

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Index konfigurieren

Smartbrix bietet die Möglichkeit Indexmieten, sowohl im gewerblichen Immobilienbereich und als auch Privatsektor, effizient zu organisieren.Zunächst muss der Index konfiguriert werden. Dabei können Sie beliebig viele Indizes anlegen und diese individuell den Nutzungen zuordnen. Index anlegen* Öffnen Sie das Brix "Verwaltung" und wählen Sie aus der Menüleiste "Konfiguration" → "Index". Vergeben Sie einen für Sie eindeutigen Namen (Pflichtfeld). Bestimmen Sie die Indexart (VPI oder Sonstige) Und legen Sie die Basis an. Sollte es noch keine Basis geben, tippen Sie den Namen der Basis ein und klicken dann auf "Erstellen & Bearbeiten". Speichern Sie den Wert im sich öffnenden Fenster. Indexwerte pflegen* Sobald der Index angelegt wurde, können Sie den Indexwert erfassen (sowohl aktuell als auch

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Indexmiete

Index konfigurieren [1] Alle Ihre Nutzungen, die Indexmieten sind, finden Sie unter dem Brix "Verwaltung" in der oberen Menüleiste unter "Nutzungen" → "Indexmieten". Über den Filter "Mögliche Anpassungen" können Sie diese Liste nach allen aktuell möglichen Indexmietanpassungen sortieren. Wenn Sie eine neue Nutzung anlegen, die unter Indexierung fällt, setzen Sie in der Maske "Nutzung anlegen/bearbeiten" einen Haken bei "Indexmiete?". Daraufhin erscheint ein weiterer Tab "Indiexmiete", wo Sie die Nutzung entsprechend den Vertragsvorgaben konfigurieren können. * Mailvorlage Indexmiete: Standard-Email-Vorlage, die im Falle einer möglichen Mietanpassung an den Mieter gesendet wir (individuell konfigurierbar) Index: Auswahl des Index, der für dieses Nutzungsverhältnis gültig ist Gesperrt

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Kostenarten verwalten

Neben den bereist vorhandenen Kostenarten können weitere angelegt und die bestehenden angepasst werden. Es kann der Umlageschlüssel frei gewählt werden und das Produkt, welches die Steuer und interne Verbuchung steuert.

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Massenänderung Kostenarten - zuweisen und entfernen

Direkte Zuweisung, per Aktion oder Ex-/Import

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Mietvertrag

In den Mietverhältnissen kann ein Mietvertrag als PDF hinterlegt werden. Alternativ kann ein Mietvertrag automatisch generiert werden, in dem Platzhalter automatisch mit Daten gefüllt werden.

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Monatsmiete anteilig in Rechnung stellen

bei Einzug oder Auszug im Monat

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Offener Betrag (Listenansicht Nutzung)

Es gibt mehrere Möglichkeiten in Smartbrix eine Übersicht über offene Rechnungen zu erhalten. Eine davon ist der Weg über die Listenansicht der Nutzungen im Modul "Verwaltung" - Spalte "Offener Betrag". Sollte die Spalte "Offener Betrag" in Ihrer Ansicht noch nicht sichtbar sein, kann diese über die 3 Punkte oben rechts aus einer Listenansicht ausgewählt werden. Auch wenn Sie eine Nutzungsverhältnis öffnen, können Sie hier den Gesamtbetrag aller offenen Zahlungen zu diesem Mietverhältnis ablesen. Hinweis* Der offene Betrag wird lediglich ein Mal am Tag um 9 Uhr über eine geplante Aktion aktualisiert. Sollten Sie danach einen Rechnungsabgleich durchführen oder neue Rechnungen erstellen, kann der angezeigte offene Betrag vom tatsächlichen abweichen. Es besteht die Möglichkeit den offenen Bet

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