Erfolg nach dem Baukastenprinzip

Verwaltung

Effiziente Immobilienverwaltung leicht gemacht

Optimieren Sie Ihre Immobilienverwaltung mit unserem leistungsstarken Verwaltungsmodul. Dieses Modul vereinfacht Ihre täglichen Aufgaben und sorgt für eine übersichtliche Organisation.

• Mietverträge : Erstellung und Verwaltung von Mietverträgen. 

• Digitale Formulare: Erstellen Sie digitale Vorlagen, die sich per Platzhalter aus dem System füllen und lassen Sie diese vom Mieter digital unterzeichnen 

• Buchungen: Verwaltung von Buchungen und Abrechnung von Mietzahlungen.   

• Zahlungsnachverfolgung : Überwachung von Mietzahlungen. 

• Dokumentenmanagement : Speicherung und schneller Abruf rechtlicher Dokumente. 

• Kommunikation : Effiziente Kommunikation mit Mietern und anderen Stakeholdern. 

• Integrierte Schlüssel-, Zähler- und Rauchwarnmelderverwaltung  

• Betriebskostenabrechnung: Kostenarten konfigurieren, Aufwendungen erfassen und umlegen. 

• Zusatzleistungen: Verwaltung der Vermietung von Ausstattungsgegenständen und Dienstleistungen.

Objekte

Objekte professionell verwalten und präsentieren

Verwalten und präsentieren Sie Ihre Immobilien ansprechend auf Ihrer Website. Dieses Modul unterstützt Sie sowohl bei der effizienten Verwaltung Ihrer Immobilien als auch bei der optimalen Präsentation und Ansprache von Interessenten.

• Objektdaten: Detaillierte Erfassung aller Objektstammdaten. 

• Interessentenmanagement: Automatische Benachrichtigungen an potenzielle Interessenten.

• Wartungsdokumentation: Hinterlegung von technischen Anlagen sowie Protokollierung von Wartungsarbeiten und Reparaturen. 
• Vertragsverwaltung: Verwaltung von Verträgen und relevanten Dokumenten. 
• Suchaufträge: Erstellen Sie Suchaufträge basierend auf Kriterien wie Größe, Preis und Lage. Automatische Benachrichtigungen oder manuelle Zuweisung ermöglichen eine flexible Interessentenansprache. Neue Suchaufträge für ähnliche Objekte können automatisch generiert werden.
  

Finanzen

Finanzen im Griff – Überblick behalten

Unser Finanzmodul gibt Ihnen die Kontrolle über alle finanziellen Aspekte Ihrer Immobilienverwaltung. Behalten Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben jederzeit im Blick. 

• Betriebskostenabrechnung: Verwaltung von Sollstellungen und Betriebskostenabrechnungen. 
• Finanzberichte: Erstellung und Verwaltung detaillierter Finanzberichte. 
• Budgetplanung: Überwachung von Einnahmen, Ausgaben und effektive Budgetplanung. 
• Möglichkeit zur DATEV-Anbindung
  

Projekt

Erfolgreiche Immobilienprojekte von Anfang bis Ende

Steuern Sie Ihre Immobilienprojekte effizient vom ersten Planungsschritt bis zur finalen Ausführung. Mit SMARTBRIX behalten Sie alle Projektphasen im Blick. 

• Projektplanung: Erstellung von Projektplänen und Definition von Meilensteinen. 

• Ressourcenmanagement: Zuweisung von Ressourcen und Verfolgung des Projektfortschritts. 

• Berichte und Analysen: Nutzung von Berichten zur termingerechten Projektabwicklung. 

• Budget- und Leistungskontrolle:  Überwachung des Budgets und Kontrolle der erbrachten Leistungen für eine effiziente Ressourcennutzung und Einhaltung der Projektziele.

Kundenverwaltung

Kundenbeziehungen effektiv managen 

Optimieren Sie Ihr Kundenmanagement und steigern Sie die Effizienz Ihrer Verkaufsprozesse. Unser CRM-Modul bietet Ihnen umfassende Werkzeuge für eine zielgerichtete Kundenpflege. 

• Interessentendaten: Erfassung und Pflege von Interessentendaten. 

• Interaktionsverfolgung: Dokumentation und Nachverfolgung aller Kundeninteraktionen. 

• Verkaufsprozesse: Effiziente Verwaltung von Verkaufs- und Vermietungsprozessen. 

• Berichte: Analyse von Kundenaktivitäten zur Optimierung Ihrer Verkaufsstrategie.

Kundenportal

Zentraler Zugriff auf alle relevanten Informationen

Bieten Sie Ihren Kunden, Mietern und Partnern eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller wichtigen Daten und Prozesse. Das Kundenportal ermöglicht eine transparente Kommunikation und vereinfacht die Interaktion mit Ihrem Unternehmen. 

• Eigene Daten: Einsehen und Aktualisieren von persönlichen Daten. 

• Rechnungen: Überprüfung offener und bezahlter Rechnungen. 

• Suchaufträge: Verwalten von Suchaufträgen für passende Immobilienangebote. 

• Vorgemerkte Exposés: Übersicht über favorisierte und erweiterte Immobilienangebote. 

• Projekte: Einsicht in laufende und abgeschlossene Projekte. 

• Aufgaben: Zuweisung und Statusverfolgung von individuellen Aufgaben. 

• Tickets: Erstellen und Verwalten von Tickets für Anfragen oder Problemmeldungen. 

• Nutzungen: Überblick über die aktuelle Nutzung von Objekten. 

• Arbeitszeiterfassung: Interne Nutzer, wie Handwerker oder Hausmeister, können direkt ihre Arbeitsstunden erfassen.

Verkauf 

Verkaufsprozesse vereinfachen und optimieren

Mit unserem Verkaufsmodul behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Verkaufsaktivitäten und Dokumente. Vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe und steigern Sie die Effizienz. 

• Angebote und Verträge: Erstellung und Verwaltung detaillierter Verkaufsangebote und -verträge. 

• Automatisierung: Nutzung von Vorlagen für Angebotserstellung und E-Mails. 

• Zahlungsmethoden: Integration und Verwaltung verschiedener Zahlungsmethoden.

Dokumente 

Sichere und zentrale Dokumentenverwaltung 

Mit unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie alle relevanten Dokumente sicher und zentral speichern und verwalten. Schneller Zugriff und klare Organisation stehen im Mittelpunkt. 

• Sichere Ablage: Wichtige Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Wartungsprotokolle und Baupläne sicher speichern. 

• Zugriff und Kategorisierung: Schneller Zugriff und einfache Kategorisierung der Dokumente. 

• Zuordnung: Nahtlose Zuordnung von Dokumenten zu Objekten, Kontakten oder Projekten.

Wartung

Qualitätssicherung durch effektive Wartung 

Sichern Sie den Werterhalt Ihrer Immobilien durch proaktive Wartungsmaßnahmen. Unser Modul hilft Ihnen, Wartungsarbeiten effizient zu planen und zu dokumentieren. 

• Wartungspläne: Erstellung und Verwaltung von Wartungsplänen. 
• Dokumentation: Dokumentation von Wartungsarbeiten zur Vermeidung von Fehlern. 
• Werterhalt: Langfristige Erhaltung der Immobilienwerte durch regelmäßige Wartung.

Reparatur

Reparaturen effizient managen 

Unser Reparaturmodul bietet Ihnen alle Werkzeuge, um interne Reparaturen effizient zu verwalten und zu überwachen. 

• Reparaturanfragen: Erfassung und Bearbeitung von Reparaturanfragen. 
• Arbeitsaufträge: Erstellung und Zuweisung von Arbeitsaufträgen. 
• Fortschrittskontrolle: Überwachung des Fortschritts aller Reparaturen.

Zeiterfassung

Minutengenaue und digitale Zeiterfassung

Erfassen und verwalten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter digital und minutengenau. Unser Modul unterstützt Sie dabei, Zeit effektiv zu dokumentieren und abzurechnen. 

• Cloudbasiert: Zeiterfassung jederzeit und überall. 

• Projektzuordnung: Zuordnung von Arbeitsstunden zu spezifischen Projekten. 

• Berichte: Erstellung von Abrechnungen und Berichten auf Basis erfasster Zeiten.

Planung 

Ressourcen optimal nutzen

Mit unserem Planungsmodul optimieren Sie die Ressourcennutzung und steigern die Produktivität Ihres Teams. 

• Ressourcenmanagement: Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen wie Mitarbeitern und Hausmeistern. 

• Arbeitspläne: Erstellung effizienter Arbeitspläne. 

• Überwachung: Überwachung der Ressourcenauslastung und -verfügbarkeit.

Kundendienst 

Exzellenter Kundenservice leicht gemacht

Verbessern Sie Ihren Kundenservice durch effektives Management von Schadens- und Mängelmeldungen. Unser Modul macht die Verwaltung solcher Anfragen einfach und effizient. 

• Erfassung von Meldungen: Priorisierung und Weiterleitung von Schadensmeldungen. 

• Statusverfolgung: Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus in Echtzeit. 

• Kommunikation: Direkte Kommunikation mit Mietern sowie den ausführenden Gewerken zur schnellen Problemlösung. 

• Nutzung des Kundenportals: Kunden können Meldungen bequem online einreichen, den Bearbeitungsstatus verfolgen und direkt mit dem Support-Team kommunizieren.

E-Mail-Marketing 

Gezieltes und erfolgreiches E-Mail-Marketing

Maximieren Sie den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagnen. Personalisieren Sie Ihre Nachrichten und erreichen Sie Ihre Zielgruppe effektiv. 

• Newsletter-Erstellung: Erstellung und Personalisierung von Newslettern und Kampagnen. 

• Analysefunktionen: Umfassende Analysen zur Erfolgskontrolle. 

• Planung und Versand: Zielgerichtete Planung und zeitgenauer Versand von Kampagnen.

Website

Professionelle Online-Präsenz

Verwalten Sie Ihre Unternehmenswebsite einfach und professionell. Mit unserem benutzerfreundlichen Baukastensystem gestalten Sie Ihre Online-Präsenz individuell. 

• Baukastensystem: Benutzerfreundliches Baukastensystem mit anpassbaren Vorlagen. 

• Video-Chat: Integration eines Video-Chats für direkte Kundenkommunikation. 

• Blog und Livechat: Einrichtung eines Blogs und Livechat-Kanälen für interaktive Kundenansprache. 

• Kundenportal: Ermöglichen Sie Kunden, Mietern und Partnern den Zugriff auf persönliche Daten, Rechnungen, Suchaufträge, Projekte und Aufgaben sowie das Erstellen und Verwalten von Tickets – alles in einem zentralen Portal. 

Livechat

Echtzeit-Support für Ihre Website-Besucher

Bieten Sie Ihren Website-Besuchern sofortigen Support mit unserem Livechat-Modul. Verbessern Sie den Kundenservice und klären Sie Fragen in Echtzeit. 

• Integration: Livechat-Kanäle direkt auf Ihrer Unternehmenswebsite. 

• Sofortige Unterstützung: Schnelle und direkte Kommunikation mit Besuchern.

Dashboard

Alles im Blick mit einem individuell konfigurierbaren Dashboard

Passen Sie das Dashboard nach Ihren Bedürfnissen an und behalten Sie wichtige Daten und Informationen stets im Blick. 

• Übersicht: Umfassender Überblick über Ihre Objekte und Inserate. 

• Flexible Ansichten: Ansichten wie Pivot-Tabellen, Graphen, Listen und viele weitere, um Daten je nach Bedarf zu analysieren und zu visualisieren. 

• Meilensteine und Budgets: Erstellung von Meilensteinen und Überprüfung von Budgets.

Personal

Effiziente Organisation Ihrer Mitarbeiterstruktur

Verwalten Sie Ihre Mitarbeiterdaten und Personalakten zentral und effizient. Unser HR-Modul unterstützt Sie bei der gesamten Personalverwaltung. 

• Mitarbeiterdaten: Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Personalakten. 

• Bewerbungsmanagement: Bearbeitung von Bewerbungen und Organisation von Schulungen.

Kontakte

Alle relevanten Kontaktdaten zentral verwalten

Verwalten Sie alle relevanten Kontaktdaten an einem zentralen Ort und behalten Sie jederzeit den Überblick. Unser Modul hilft Ihnen, die Kommunikation und Dokumentation von Kontakten zu optimieren. 

• Kontaktinformationen: Speicherung und Verwaltung Ihrer Kontakte. 

• Vertragsdetails: Verwaltung und Zuordnung von Vertragsdetails zu Kontakten. 

• Integration: Nahtlose Integration der Kontaktdaten mit anderen Modulen.

Einkauf

Effizienter und transparenter Beschaffungsprozess

Optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess von Anfang bis Ende. Mit SMARTBRIX behalten Sie den Überblick über alle Bestellvorgänge und Lieferketten. 

• Bestellanforderungen: Erstellung und Verwaltung von Bestellanforderungen. 

• Angebotsverwaltung: Einholen und Vergleichen von Angeboten von Lieferanten. 

• Lieferkettenüberwachung: Überwachung der gesamten Lieferkette für maximale Effizienz.

Lager

Lagerbestände jederzeit im Blick

Mit unserem Lagermodul behalten Sie den Überblick über alle Ressourcen. Organisieren Sie Lagerorte, optimieren Sie Lagerprozesse und steigern Sie die Produktivität durch intelligente Automatisierung. 

• Bestandserfassung: Detaillierte Erfassung und Dokumentation von Lagerbeständen. 

• Optimierte Lagerorte und Vorgänge: Verwalten Sie spezifische Lagerorte und automatisieren Sie Einlagerungsprozesse. 

• Transparenz: Echtzeit-Transparenz über Lagerbewegungen und Routenoptimierung.

Kalender

Effiziente Terminplanung für Ihr Unternehmen

Organisieren Sie alle wichtigen Termine und Ereignisse zentral mit unserem internen Kalendermodul.  

• Zentrale Terminverwaltung: Planen und verwalten Sie Meetings, Besichtigungen und Wartungstermine an einem Ort. 

• Automatische Verknüpfung: Synchronisieren Sie Termine automatisch mit relevanten Objekt- und Mieterdaten. 

• Übersichtlichkeit: Behalten Sie alle wichtigen Ereignisse und Fristen im Blick.

Diskussion

Fördern Sie die Zusammenarbeit und interne Kommunikation

Verbessern Sie die interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Mit SMARTBRIX bleibt Ihr Team immer auf dem neuesten Stand. 

• Echtzeit-Kommunikation: Chatten und Nachrichtenversand in Echtzeit. 

• Thematische Diskussionen: Führen Sie Diskussionen in spezifischen Kanälen. 

• Datei- und Linkfreigabe: Teilen Sie Dokumente und Links für eine bessere Zusammenarbeit.

Nachrichten

Zentralisiertes E-Mail-Management für maximale Effizienz

Behalten Sie den Überblick über alle Ihre E-Mail-Kommunikationen an einem zentralen Ort.  

• Zentralisiertes Postfach: Verwalten Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails an einem Ort, ohne zwischen verschiedenen Clients wechseln zu müssen. 

• Effiziente Kommunikation: Organisieren Sie E-Mail-Konversationen mit Mietern, Lieferanten, Kunden und internen Teams. 

• Kategorisierung und Priorisierung: Nutzen Sie intelligente Funktionen zur Kategorisierung und Priorisierung von Nachrichten.

Genehmigungen

Effizientes Genehmigungsmanagement

Optimieren Sie interne Genehmigungsprozesse und behalten Sie stets den Überblick über alle Anfragen. 

• Genehmigungsanfragen: Erstellung und Verfolgung von Genehmigungsanfragen. 

• Prozessdefinition: Definition klarer Genehmigungsprozesse. 

• Statusüberwachung: Überwachung des Genehmigungsstatus in Echtzeit.

Notizen 

Wichtige Informationen zentral erfassen und teilen

Halten Sie wichtige Informationen fest und teilen Sie diese effektiv mit Ihrem Team. Unser Modul ermöglicht eine klare Strukturierung und einfache Durchsuchbarkeit von Notizen. 

• Notizerstellung: Erstellen und Kategorisieren von Besprechungsprotokollen und Erinnerungen. 

• Zusammenarbeit: Effektive Teilung von Notizen für eine verbesserte Zusammenarbeit.

Anwesenheiten 

Arbeitszeiten zentral erfassen und verwalten

Erfassen und verwalten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Unser Modul unterstützt Sie bei: 

• Zeiterfassung: Digitale Erfassung von Arbeitszeiten. 

• Anwesenheitsberichte: Erstellung und Verwaltung von Anwesenheitsberichten.

Abwesenheiten 

Urlaubszeiten und Abwesenheiten effizient managen

Planen und verwalten Sie Urlaubszeiten, Abwesenheiten und Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter effizient mit unserem Abwesenheitsmodul. 

• Urlaubsanträge: Verwaltung und Genehmigung von Urlaubsanträgen. 

• Abwesenheitsberichte: Erstellung und Dokumentation von Abwesenheiten.

Aufwand

Spesen und Aufwände effizient verwalten und verrechnen

Verwalten und überwachen Sie alle Spesen und Aufwände Ihrer Mitarbeiter. 

• Spesenabrechnungen: Erstellung und Verwaltung von Spesenabrechnungen. 

• Belegmanagement: Hochladen und Verwalten von Belegen. 

• Erstattungsüberwachung: Überwachung und Verwaltung von Erstattungen.