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Anleitung Einrichtung Verwaltung

Checkliste und Best Practice
Checkliste und Best Practice

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Anlage von Objekten

So legen Sie Objekte zur Vermarktung, Verwaltung und/oder Entwicklung an
So legen Sie Objekte zur Vermarktung, Verwaltung und/oder Entwicklung an

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Objekte Konfiguration

Im Menüpunkt "Konfiguration" im Brix "Objekte" werden die Objekttypen, Regionen, Ausstattungsmerkmale und Geschäftsbedingungen konfiguriert.
Im Menüpunkt "Konfiguration" im Brix "Objekte" werden die Objekttypen, Regionen, Ausstattungsmerkmale und Geschäftsbedingungen konfiguriert.

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Grundlagen KnowSystem / Wie benutze ich diese Dokumentation

Zum Einstieg in SMARTBRIX setzen sie den Filter auf die Section "Allgemein". Alle Einträge sind mit Stichworten versehen, so dass Sie über die Suche gezielt nach Artikeln suchen können.
Zum Einstieg in SMARTBRIX setzen sie den Filter auf die Section "Allgemein". Alle Einträge sind mit Stichworten versehen, so dass Sie über die Suche gezielt nach Artikeln suchen können.

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Brieflayout mit Logo, Briefkopf, Fußzeile und Seitenrändern

So wird es eingestellt
So wird es eingestellt

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DATEV Finanzinterface

Smartbrix verfügt über eine Schnittstelle zu DATEV. Mit dieser können Sie einen ordnungsgemäßen Export Ihrer Buchungen nach DATEV durchführen, ebenso wie die Import Ihrer Daten von DATEV nach Smartbrix. Folgende Apps müssen installiert werden: Im Anschluss daran muss das Finanzinterface für die betreffenden Benutzer freigeschaltet werden.

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Entwicklermodus aktivieren

In den "Einstellungen" - "Allgemeine Einstellungen" am Ende der Seite auf "Entwicklermodus aktiviert (Erweitert) klicken.
In den "Einstellungen" - "Allgemeine Einstellungen" am Ende der Seite auf "Entwicklermodus aktiviert (Erweitert) klicken.

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Kontakte anlegen /bearbeiten / löschen

Kontakte können an verschiedenen Stellen angelegt und bearbeitet werden. Im Brix Kontakte, per Import/ Export und in diversen Eingabemasken.
Kontakte können an verschiedenen Stellen angelegt und bearbeitet werden. Im Brix Kontakte, per Import/ Export und in diversen Eingabemasken.

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Kostenarten

Neben den bereist vorhandenen Kostenarten können weitere angelegt und die bestehenden angepasst werden. Es kann der Umlageschlüssel frei gewählt werden und das Produkt, welches die Steuer und interne Verbuchung steuert.
Neben den bereist vorhandenen Kostenarten können weitere angelegt und die bestehenden angepasst werden. Es kann der Umlageschlüssel frei gewählt werden und das Produkt, welches die Steuer und interne Verbuchung steuert.

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Kundenverwaltung - Pipeline konfigurieren

Erstellen Sie sich eine Verkaufs- Pipeline nach Ihren individuellen Vorgaben
Erstellen Sie sich eine Verkaufs- Pipeline nach Ihren individuellen Vorgaben

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Listenansicht als Standardansicht (statt Kanban)

Die Reihenfolge der Ansichten kann in den Einstellungen geändert werden
Die Reihenfolge der Ansichten kann in den Einstellungen geändert werden

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Mailvorlagen erstellen

Über Mailvorlagen können im Chatter vorgefertigte Nachrichten verschickt werden. So kann Betreff und Text vorgegeben werden, es können aber auch Platzhalter eingefügt werden, welche automatisch mit Daten aus dem System gefüllt werden. Alle Vorgaben können nachträglich im Chatter überschrieben werden.
Über Mailvorlagen können im Chatter vorgefertigte Nachrichten verschickt werden. So kann Betreff und Text vorgegeben werden, es können aber auch Platzhalter eingefügt werden, welche automatisch mit Daten aus dem System gefüllt werden. Alle Vorgaben können nachträglich im Chatter überschrieben werden.

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Mailvorlagen nutzen

Über Mailvorlagen können wiederkehrende Mails einmalig verfasst und mit einem Klick aufgerufen werden. Hierbei können Daten aus dem System automatisch eingefügt werden.
Über Mailvorlagen können wiederkehrende Mails einmalig verfasst und mit einem Klick aufgerufen werden. Hierbei können Daten aus dem System automatisch eingefügt werden.

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Massenänderung Rechnungen - Kostenstelle / Objekt

Für den Fall, dass Sie Massenänderungen an Rechnungen vornehmen müssen, weil z.B. die Kostenstelle fehlerhaft ist, gehen Sie folgendermaßen vor: In der Rechnungsübersicht alle Rechnung oder die betroffenen Rechnungen auswählen. Unter dem Button "Aktion" finden Sie die Funktion "Export" → auswählen Ein Pop-up öffnet sich. Setzen Sie einen Haken im Feld:  " Ich will Daten aktualisieren (Import-kompatibler Export)" Aus den "Verfügbaren Feldern" (linke Spalte) wählen Sie folgende Felder aus: Nummer Objekte Rechnungspositionen/Externe ID Rechnungspositionen/Buchungstext Rechnungspositionen/Konto Rechnungspositionen/Kostenstelle Klicken Sie danach auf Export. Das System generiert eine Excel-Datei, in der Sie Ihre Massenänderungen vornehmen können. Tragen Sie in dieser Tabelle die gewünschten Ko

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Papierformat Seitenränder

Anpassen der Abstände und Ränder
Anpassen der Abstände und Ränder

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Smartbrix öffent sich nicht im Apple Safari Browser

Im Safari Browser muss zwingend ein https:// vor die URL gesetzt werden
Im Safari Browser muss zwingend ein https:// vor die URL gesetzt werden

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Standdardwert setzen / Vorbelegungen für Felder

Wie Felder vorbelegt werden, um Eingaben einzusparen
Wie Felder vorbelegt werden, um Eingaben einzusparen

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Suchprofil anlegen

Automatisches Zusammenführen von Objekten und Interessenten
Automatisches Zusammenführen von Objekten und Interessenten

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Verkaufschancen

Anfragen zu Objekten über die Website, Portale oder per Mail werden als Verkaufschance in einer Pipeline in der Kundenverwaltung angelegt.
Anfragen zu Objekten über die Website, Portale oder per Mail werden als Verkaufschance in einer Pipeline in der Kundenverwaltung angelegt.

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Vermieterbescheinigung

Senden Sie voll automatisch Vermieterbescheinigungen gemäß §19 Abs. 1 des Bundesmeldegesetzes an Ihre Mieter.
Senden Sie voll automatisch Vermieterbescheinigungen gemäß §19 Abs. 1 des Bundesmeldegesetzes an Ihre Mieter.

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Wordpress Plugin

So werden die Objekte aus Smartbrix an eine Wordpress-Website übertragen
So werden die Objekte aus Smartbrix an eine Wordpress-Website übertragen

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Anlage von Mietverträgen / Nutzungsverhältnissen

Im Brix "Verwaltung" können zu jedem Objekt Nutzungsverhältnisse angelegt werden. Dies umfasst neben den Mietverträgen auch Leerstand und Eigennutzen.
Im Brix "Verwaltung" können zu jedem Objekt Nutzungsverhältnisse angelegt werden. Dies umfasst neben den Mietverträgen auch Leerstand und Eigennutzen.

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Anredefeld / Salutation

Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren", "Sehr geehrter Herr", "Sehr geehrte Frau"
Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren", "Sehr geehrter Herr", "Sehr geehrte Frau"